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E-Rechnungen empfangen und verbuchen

Las guías están escritas en alemán.

Kommt eine Rechnung von deinem Lieferanten als E-Rechnung, liest GastroZen sie für dich aus: Betrag, Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und die Steuer getrennt nach 7 % und 19 %. Du prüfst und verbuchst mit einem Tipp.

Esta función de un vistazo

Was du hier machst

  • Im Postfach unter Büro prüfst du einen PDF-Anhang mit „Rechnung prüfen“. Steckt in der PDF eine E-Rechnung (ZUGFeRD oder Factur-X), liest die App die Werte daraus. Sonst liest sie den Text oder das Bild der PDF.
  • Du siehst Betrag, Nummer, Datum, den erkannten Lieferanten und einen Kontovorschlag.
  • Du verbuchst die Rechnung als „Bar“, „Überweisung“ mit Zahldatum oder „Offen“.
  • Mit „In Dokumente“ legst du den Anhang in deiner Ablage ab, auch ohne zu buchen.
  • Unter Küche & Lager › Einkauf › Rechnungen lädst du eine Rechnung als PDF, E-Rechnung XML oder Foto hoch. Aus einer E-Rechnung übernimmt die App Nummer, Datum, Fälligkeit, Beträge und die Positionen und gleicht sie gegen deine Bestellung ab.

So geht's

Rechnung aus einer Mail verbuchen

  1. Öffne das Postfach unter Büro.
  2. Öffne die Mail mit der Rechnung.
  3. Tippe beim PDF-Anhang auf „Rechnung prüfen“.
  4. Prüfe Betrag, Lieferant und Konto.
  5. Tippe bei „Verbuchen als:“ auf „Bar“, „Überweisung“ oder „Offen“. Bei Überweisung stellst du vorher das Zahldatum ein.
  6. Danach steht dort „Verbucht“.

Anhang nur ablegen

  1. Öffne die Mail im Postfach.
  2. Tippe beim Anhang auf „In Dokumente“.
  3. Du findest die Datei danach in der Ablage.

E-Rechnung im Einkauf erfassen

  1. Öffne Einkauf › Rechnungen.
  2. Tippe bei der passenden Bestellung auf „Rechnung erfassen“ oder nimm „Rechnung ohne Bestellung“.
  3. Wähle unter „Rechnung (PDF, E-Rechnung XML oder Foto)“ die Datei aus.
  4. Die App füllt die Felder aus und meldet „E-Rechnung gelesen“. Prüfe die Werte und die Positionen.
  5. Wähle den Lieferanten und tippe auf „Speichern“.

Häufige Fragen

Muss ich E-Rechnungen überhaupt annehmen können? Mit GastroZen kannst du sie empfangen, lesen und verbuchen. Was genau für deinen Betrieb gilt, sagt dir dein Steuerberater.

Warum steht beim Lieferanten „kein Treffer“? Die App hat keinen passenden Lieferanten gefunden. Leg ihn unter Einkauf an, dann klappt es beim nächsten Mal.

Die Werte sind leer. Was nun? Dann war keine lesbare E-Rechnung in der Datei. Trag die Werte von Hand ein und speichere.

Wo sehe ich die gebuchte Rechnung? Bar im Kassenbuch, sonst unter Einkauf › Rechnungen und mit Buchhaltung+ in der Buchhaltung.