Datenschutz, AVV und Anfragen von Gästen

• Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) lesen und elektronisch abschließen.
• Das Exemplar des Vertrags als PDF herunterladen.
• Das Verarbeitungsverzeichnis ansehen und für deinen Betrieb anpassen.
• Alle Daten eines Gastes über seine E-Mail suchen, als Auskunft herunterladen oder löschen.
• Nachsehen, wann GastroZen oder dein Partner in deinen Betrieb geschaut oder etwas geändert hat.

Datenschutz & AVV öffnen

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   Öffne Einstellungen › Betriebsdaten.
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   Tippe oben auf „Datenschutz & AVV verwalten“.
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   Die Seite hat vier Reiter: „Auftragsverarbeitung (AVV)“, „Verarbeitungsverzeichnis“, „Betroffenenanfragen“ und „Zugriffe durch GastroZen“.

AVV abschließen

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   Prüfe zuerst deine Betriebsdaten. Ohne Firmenname, Rechtsform und Anschrift, bei GmbH oder UG auch ohne vertretungsberechtigte Person, lässt sich der Vertrag nicht abschließen. Die Seite zeigt dann „Firmendaten ergänzen“.
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   Öffne den Reiter „Auftragsverarbeitung (AVV)“ und lies den Vertrag mit den Anlagen.
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   Unter „Vertrag elektronisch abschließen“ trägst du den Namen der Person ein, die annimmt, und wählst ihre Funktion.
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   Setz beide Haken: dass du den Vertrag gelesen hast und dass du den Betrieb vertreten darfst.
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   Tippe auf „Vertrag verbindlich abschließen“. Das Exemplar kommt als PDF per E-Mail.
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   Später lädst du es jederzeit mit „Exemplar als PDF“ wieder herunter.

Auskunft für einen Gast erstellen

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   Öffne den Reiter „Betroffenenanfragen“.
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   Gib die E-Mail des Gastes ein, auf Wunsch auch die Telefonnummer, und tippe auf „Suchen“.
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   Die App zeigt, in wie vielen Bereichen sie Einträge gefunden hat. Auch Gäste ohne Kundenkonto werden gefunden.
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   Tippe auf „Auskunft herunterladen“ und gib die Datei an den Gast weiter.

Daten eines Gastes löschen

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   Such den Gast wie oben.
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   Bei jedem Bereich steht, was passiert: „wird gelöscht“, „wird anonymisiert“ oder „gesondert erledigen“.
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   Tippe auf „Daten löschen“ und bestätige. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Direkt aus der Kundenkarte

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   Öffne Gäste › Kunden und dort den Gast.
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   Tippe unten auf „Auskunft & Löschung (DSGVO)“. Das Werkzeug öffnet sich mit seiner E-Mail schon eingetragen.

Ein Gast will wissen, welche Daten wir von ihm haben. Was tun? Im Reiter „Betroffenenanfragen“ nach seiner E-Mail suchen und „Auskunft herunterladen“ tippen.

Kann ein Gast sein Konto auch selbst löschen? Ja, im Kundenportal unter seinem Profil. Dabei wird genauso viel gelöscht wie über dein Werkzeug.

Warum kann ich den AVV nicht abschließen? Meist fehlen Angaben in den Betriebsdaten. Tippe auf „Firmendaten ergänzen“, trag sie nach und komm zurück.

Wer von GastroZen hat auf meine Daten geschaut? Das steht im Reiter „Zugriffe durch GastroZen“, mit Name, Zeitpunkt und Dauer.

Ist das Verarbeitungsverzeichnis schon fertig? Nein. Es ist für alle Betriebe gleich und eine Vorlage. Pass es an deinen Betrieb an und klär Fragen mit deinem Datenschutzberater.