ZenSpot im Büro

• Das Postfach deines Betriebs einmal verbinden
• Mails lesen, schreiben und ablegen
• Termine, Aufgaben und Notizen führen
• Eine Rechnung aus einer Mail direkt verbuchen
• Dateien in der Ablage teilen oder an ein Gerät schicken

Postfach verbinden

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   Öffne Büro › Postfach.
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   Steht dort „Noch kein Postfach“, hat dein Betrieb noch keine eigene Adresse. Leg sie unter Website › Domain & E-Mail an; der Knopf „Zu Domain & E-Mail“ bringt dich hin.
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   Steht dort „Postfach verbinden“, wähle die Adresse, gib einmal das Passwort des Postfachs ein und tippe auf „Verbinden“.
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   GastroZen prüft das Passwort beim Mailserver und speichert es verschlüsselt. Danach siehst du hier Post, Kalender, Aufgaben und Notizen. Deine Mail-Apps am Handy laufen unverändert weiter.

Mit der Post arbeiten

• Tippe eine Mail an, um sie zu lesen. Mit „Archivieren“, „In den Papierkorb“ und „Markieren“ räumst du auf.
• „Später erledigen“ legt eine Mail weg, bis sie wiederkommt: „Heute Abend“, „Morgen früh“, „Montag früh“ oder „Nächste Woche“.
• „Newsletter abbestellen“ meldet dich beim Absender ab.
• Externe Bilder sind erst blockiert. Mit „Bilder anzeigen“ holst du sie für diese Mail, mit „Immer von diesem Absender anzeigen“ für alle seine Mails.
• Anhänge legst du mit „Ins Drive“ oder „In Dokumente“ ab.

Rechnung aus einer Mail buchen

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   Öffne die Mail mit der Rechnung als PDF im Anhang.
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   Tippe beim Anhang auf „Rechnung prüfen“. Die KI liest Betrag, Rechnungsnummer, Datum und Lieferanten und schlägt ein Konto vor.
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   Wähle unter „Verbuchen als:“ einen Weg:

   • Bar: Die Ausgabe wird auch ins Kassenbuch eingetragen.
   • Überweisung: mit dem Datum der Zahlung.
   • Offen: Die Rechnung steht als offen da und wird später bezahlt.
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   Danach steht beim Anhang „Verbucht“. Ist der Lieferant bekannt, siehst du die Rechnung auch unter Küche & Lager › Einkauf › Rechnungen.

Kalender, Aufgaben, Notizen

Oben im Büro wechselst du zwischen Postfach, Kalender, Aufgaben und Notizen. Alle mit dem Recht „Büro“ sehen dieselben Termine, Aufgaben und Notizen.

Ablage (Drive)

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   Öffne Büro › Ablage. Das sind die Dokumente deines Betriebs.
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   Bei einer Datei öffnest du „Teilen oder senden“:

   • Link teilen: wähle Passwort (freiwillig), Laufzeit und Max. Downloads und tippe auf „Link erstellen und kopieren“. Aktive Links kannst du wieder widerrufen.
   • An Gerät senden: schickt die Datei an eine Kasse oder einen Drucker-Rechner. Das Gerät holt sie meist innerhalb einer Minute ab.
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   Liegen noch Dateien im ZenDrive deines Postfachs, holst du sie mit „In die Ablage übernehmen“ herüber.

Sehen meine Mitarbeiter meine private Post? Das Büro zeigt das Postfach des Betriebs. Alle mit dem Recht „Büro“ sehen dieselbe Post.

„Zu viele Versuche“ beim Verbinden? Warte 15 Minuten und versuche es dann noch einmal.

„Rechnung prüfen“ fehlt beim Anhang. Der Knopf erscheint bei PDF-Anhängen.